STAFF EYE'S

スタッフアイズ

私がメディカルクリエイトに入社して数年が経ちました。入社した当初、分析はおろか人前で話す事すら上手く出来ませんでした。それでも熱心に教えてくれた諸先輩方のおかげで、任せてもらえる業務の幅が広がり、受け持つプロジェクトの数が以前より多くなりました。

すると複数の業務をそれぞれの期日に間に合うように進めなければならないという新しい問題が生まれました。受け持ちの業務にかかる時間を予測し、スケジュールを立てながら同時並行で作業を行いましたが、予定時間を超過し、なんとか期日に間に合わせた事が何度かありました。

 

そこで取引先で行っている「業務改善」を自分にも試してみようと思いました。当社で提案している業務改善の流れは以下の例があります。

①現状把握(ヒアリング)…改善すべき業務の担当者または関連部署にヒアリングし、実態把握を行う

②現状把握(データ分析)…業務に係るデータを収集し、負荷が高い/改善すべき業務を数字で可視化する(看護師業務改善の場合：入院患者の看護必要度や入院･転棟患者数等)

③業務改善策の策定…①と②で把握した改善すべき業務について担当者とともに手段を検討する。改善策は主に「業務効率化」「業務削減」「タスクシフト」の３つ

④改善案の実行…以降は担当者が主体となって動く。必要であれば改善スケジュールを計画したり、効果測定を行う。

 

自身の業務改善を行う上で、まず②現状把握(データ分析)が難しいと感じました。すでに本来業務で忙しい中、データを収集し分析をする時間の余力がないからです。支援する際は私共で②を行っていますが、内部で業務改善を行う場合この部分に難しさがあると感じました。

今回は②は行わず①の自身で把握している情報を元に業務改善を行いました。実行した改善策は以下の通りです。

●業務効率化…私の場合業務量に波があり、忙しい時期とそうでない時期がありました。急ぎ行わなくてよい業務は後ろ倒しにして業務量のバランスを均等にしました。

●タスクシフト…自身のキャパシティーを超える程忙しい時期は自身でなくても出来る作業を同僚に依頼し代わりに行ってもらいました。

●業務削減…今後利用するかわからない資料のファイリング整理を止め、スキャンでのデータ管理に切り替えました。

業務改善を実行して一番効果的だったのは業務効率化でした。実行してすぐは慣れず負担感がありましたが安定して実行出来るようになってからは効果が一番大きかったです。一番難しいと感じたのはタスクシフトです。シフトする側のスタッフも当然他の担当業務があり、そんな中で業務をシフトするのは互いに精神的負荷が掛かり不和を生む可能性があると感じました。

以上が今回行った業務改善の内容です。なにかの参考になれば嬉しく思います。

 

髙橋奈那